9. 外国人社員の在留期間更新で会社が準備すべき書類

外国人社員を雇用している企業では、在留期限が近づくと、在留期間更新許可申請が必要になります。

在留期間更新は、外国人本人の手続きですが、就労系の在留資格では、勤務先企業が準備すべき資料も多くあります。

特に、転職後初めての更新、業務内容が変わった場合、会社の業績が変化した場合などには、会社側の資料や説明が重要になります。

この記事では、外国人社員の在留期間更新にあたり、会社が準備すべき書類と注意点を整理します。

外国人採用と在留資格管理の基本については、関連記事「外国人を採用する前に企業が確認すべき在留資格の基本」もあわせてご参照ください。

1. 在留期間更新とは
2. 会社側の資料が重要になる理由
3. 会社が準備する主な書類
4. 本人側が準備する主な書類
5. 転職後初めての更新は注意が必要
6. 会社の業績が悪化している場合
7. 業務内容が変わった場合
8. 更新準備のタイミング
9. よくある注意点
10. まとめ
11. 在留資格・外国人雇用のご相談
12. 次に読みたい関連記事
13. 参考資料・出典

1. 在留期間更新とは

在留期間更新許可申請とは、現在の在留資格で、引き続き日本に在留しようとする場合に行う手続きです。

出入国在留管理庁は、在留期間更新許可申請について、日本での活動内容に応じた申請書・資料を提出する手続きとして案内しています。
（出典：在留期間更新許可申請　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

外国人社員の場合、本人が日本で引き続き同じ会社または転職後の会社で働くために、在留期限までに更新申請を行う必要があります。

在留期間更新は、申請すれば自動的に許可されるものではありません。出入国在留管理庁のガイドラインでは、現在の活動内容、在留状況、在留の必要性、納税義務の履行状況などを総合的に考慮して判断するとされています。
（出典：在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

2. 会社側の資料が重要になる理由

就労系在留資格の更新では、本人が引き続き在留資格に合った活動を行っているかが確認されます。

そのため、会社側では次の点を資料で示す必要があります。

・会社に事業実態があるか
・外国人社員が実際にどの業務を担当しているか
・仕事内容が在留資格に合っているか
・雇用条件が適切か
・報酬が支払われているか
・今後も継続して雇用する予定があるか

特に「技術・人文知識・国際業務」では、所属機関のカテゴリーに応じて提出資料が異なります。出入国在留管理庁の案内でも、カテゴリーごとに在留資格認定、変更、更新の提出書類が整理されています。
（出典：在留資格「技術・人文知識・国際業務」　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

中小企業や設立間もない会社の注意点については、関連記事「中小企業が外国人を雇用する際に注意すべきポイント」もご参照ください。

3. 会社が準備する主な書類

在留期間更新で会社側が準備することが多い資料は、次のとおりです。

書類	確認される内容
在職証明書	現在も雇用されていること
雇用契約書・労働条件通知書	報酬、勤務時間、雇用期間、勤務地
職務内容説明書	実際の担当業務
会社案内	事業内容、取引先、組織
登記事項証明書	会社の基本情報
決算書類	事業の安定性・継続性
源泉徴収票	報酬支払状況
給与明細	実際の給与支払い
組織図	配属部署、担当業務
理由書	業務内容や事情の補足説明

大企業や上場企業では提出資料が比較的簡略化される場合がありますが、中小企業や設立間もない会社では、会社資料を丁寧に準備する必要があります。

実際に必要な書類は、在留資格、所属機関のカテゴリー、転職や職務変更の有無などによって異なります。申請前に、対象となる在留資格の公式ページで最新の提出書類を確認することが重要です。

職務内容説明書の書き方については、関連記事「外国人社員の職務内容説明書には何を書くべきか」も参考になります。

4. 本人側が準備する主な書類

本人側では、次のような資料が必要になります。

書類	確認される内容
在留期間更新許可申請書	申請の基本書類
写真	所定規格の写真
パスポート	身分事項・出入国履歴
在留カード	現在の在留資格・在留期限
住民税の課税証明書	所得状況
住民税の納税証明書	納税状況
源泉徴収票	給与所得
理由書	転職・休職等がある場合の説明

更新申請では、税金の納付状況も確認されることがあります。

給与から住民税が特別徴収されていない場合や、転職により普通徴収になっている場合には、納付漏れがないか確認が必要です。

なお、必要書類は在留資格や申請状況によって異なります。課税証明書や納税証明書などが常に同じ範囲で必要になるとは限らないため、申請時点の公式案内を確認してください。

5. 転職後初めての更新は注意が必要

外国人社員が転職した後、初めて在留期間更新を行う場合には、通常の更新よりも確認事項が増えることがあります。

転職後初めての更新では、次の点が確認されます。

・前職の退職日
・転職先の入社日
・無職期間の有無
・契約機関に関する届出の有無
・転職後の仕事内容
・現在の在留資格との整合性
・転職先企業の事業実態
・雇用条件

「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格では、契約機関との契約終了や新たな契約締結があった場合、14日以内に所属機関に関する届出を行う必要があります。
（出典：所属（契約）機関に関する届出　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

届出を忘れていた場合でも、それだけで直ちに不許可になるとは限りませんが、更新時に説明が必要になることがあります。

転職時の在留資格と必要な手続きについては、関連記事「外国人社員が転職した場合、在留資格はそのままでよいのか」もご参照ください。

転職後の仕事内容が現在の在留資格に合うか事前に確認したい場合は、就労資格証明書の取得を検討することがあります。詳しくは、関連記事「外国人社員が転職してきた場合、会社は何を確認すべきか｜就労資格証明書の活用」で解説しています。

6. 会社の業績が悪化している場合

更新時には、会社の事業継続性も確認されることがあります。

特に、会社が赤字決算である場合、売上が大きく減少している場合、設立直後で実績が少ない場合には、今後も外国人社員を継続雇用できるかを説明する必要があります。

このような場合には、次の資料を準備することがあります。

・事業計画書
・受注見込み資料
・取引契約書
・請求書・発注書
・資金繰り説明資料
・今後の採用・事業展開の説明書

赤字であること自体が直ちに不許可になるというわけではありません。

ただし、雇用継続の見込みや事業実態を説明できるようにしておくことが重要です。

7. 業務内容が変わった場合

在留期間中に部署異動や職務変更があった場合も注意が必要です。

たとえば、当初は海外営業として採用された外国人社員が、途中から店舗での接客や現場作業を中心に行っている場合、現在の在留資格との関係で問題になることがあります。

更新時には、現在の業務内容が在留資格に合っているかが確認されます。

会社側では、次の点を整理しておくとよいでしょう。

・現在の配属部署
・担当業務
・業務割合
・使用する専門知識・語学力
・異動理由
・今後の職務内容

業務内容が変わった場合には、職務内容説明書や理由書で補足することが重要です。

技術・人文知識・国際業務と特定技能の違いについては、関連記事「外国人を現場作業・飲食店・事務職で雇う場合のビザの違い｜特定技能と技人国」もご参照ください。

8. 更新準備のタイミング

在留期間更新は、在留期限が近づいてから慌てて準備すると、必要書類が間に合わないことがあります。

会社側では、少なくとも次の点を早めに確認しておくとよいでしょう。

時期	確認事項
在留期限の3か月前	本人の在留期限、必要書類を確認
2か月前	会社資料、在職証明書、雇用契約書を準備
1か月前	税証明、給与資料、理由書を確認
期限前	申請状況を確認

在留期間が6か月以上の場合、在留期間更新許可申請は、原則として在留期間満了日の概ね3か月前から受け付けられます。
（出典：在留期間更新許可申請　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

在留期限の管理は、本人任せにせず、企業側でも把握しておくことが望ましいです。

在留期間が1年、3年、5年などに分かれる理由については、関連記事「在留期間とは？1年・3年・5年の違いと更新時の考え方」も参考になります。

9. よくある注意点

外国人社員の在留期間更新では、次の点に注意が必要です。

・在留期限を会社が把握していない
・更新準備を本人任せにしている
・職務内容説明書を準備していない
・転職後の届出漏れを確認していない
・住民税の納付状況を確認していない
・雇用契約書と実際の業務が異なる
・会社の業績悪化について説明資料がない
・報酬が当初申請時より下がっている
・業務内容が在留資格に合わなくなっている
・在留期限直前に資料を集め始めている

外国人雇用で不許可になりやすい事例については、関連記事「外国人雇用で不許可になりやすいケースと事前対策」もご参照ください。