9. 外国人社員の在留期間更新で会社が準備すべき書類

外国人社員を雇用している企業では、在留期限が近づくと、在留期間更新許可申請が必要になります。

在留期間更新は、外国人本人の手続きですが、就労系の在留資格では、勤務先企業が準備すべき資料も多くあります。

特に、転職後初めての更新、業務内容が変わった場合、会社の業績が変化した場合などには、会社側の資料や説明が重要になります。

この記事では、外国人社員の在留期間更新にあたり、会社が準備すべき書類と注意点を整理します。

在留期間更新とは

在留期間更新許可申請とは、現在の在留資格で、引き続き日本に在留しようとする場合に行う手続きです。

出入国在留管理庁は、在留期間更新許可申請について、日本での活動内容に応じた申請書・資料を提出する手続きとして案内しています。

外国人社員の場合、本人が日本で引き続き同じ会社または転職後の会社で働くために、在留期限までに更新申請を行う必要があります。

就労系在留資格の更新では、本人が引き続き在留資格に合った活動を行っているかが確認されます。

そのため、会社側では次の点を資料で示す必要があります。

特に「技術・人文知識・国際業務」では、所属機関のカテゴリーに応じて提出資料が異なります。出入国在留管理庁の案内でも、カテゴリーごとに在留資格認定、変更、更新の提出書類が整理されています。

在留期間更新で会社側が準備することが多い資料は、次のとおりです。

大企業や上場企業では提出資料が比較的簡略化される場合がありますが、中小企業や設立間もない会社では、会社資料を丁寧に準備する必要があります。

本人側では、次のような資料が必要になります。

更新申請では、税金の納付状況も確認されることがあります。
給与から住民税が特別徴収されていない場合や、転職により普通徴収になっている場合には、納付漏れがないか確認が必要です。

外国人社員が転職した後、初めて在留期間更新を行う場合には、通常の更新よりも確認事項が増えることがあります。

転職後初めての更新では、次の点が確認されます。

「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格では、契約機関との契約終了や新たな契約締結があった場合、14日以内に所属機関に関する届出を行う必要があります。

届出を忘れていた場合でも、それだけで直ちに不許可になるとは限りませんが、更新時に説明が必要になることがあります。

更新時には、会社の事業継続性も確認されることがあります。

特に、会社が赤字決算である場合、売上が大きく減少している場合、設立直後で実績が少ない場合には、今後も外国人社員を継続雇用できるかを説明する必要があります。

このような場合には、次の資料を準備することがあります。

赤字であること自体が直ちに不許可になるというわけではありません。
ただし、雇用継続の見込みや事業実態を説明できるようにしておくことが重要です。

在留期間中に部署異動や職務変更があった場合も注意が必要です。

たとえば、当初は海外営業として採用された外国人社員が、途中から店舗での接客や現場作業を中心に行っている場合、現在の在留資格との関係で問題になることがあります。

更新時には、現在の業務内容が在留資格に合っているかが確認されます。

会社側では、次の点を整理しておくとよいでしょう。

業務内容が変わった場合には、職務内容説明書や理由書で補足することが重要です。

在留期間更新は、在留期限が近づいてから慌てて準備すると、必要書類が間に合わないことがあります。

会社側では、少なくとも次の点を早めに確認しておくとよいでしょう。

在留期限の管理は、本人任せにせず、企業側でも把握しておくことが望ましいです。