Ⅰ-13. 外国人社員の職務内容説明書には何を書くべきか

外国人社員の在留資格申請では、雇用契約書だけでは仕事内容を十分に説明できないことがあります。

特に「技術・人文知識・国際業務」などの就労系在留資格では、予定している業務がその在留資格に当たるかどうかが重要になります。

そのため、申請内容によっては、会社が「職務内容説明書」を作成し、外国人社員が実際にどのような業務を担当するのかを具体的に説明することがあります。

この記事では、外国人社員の職務内容説明書に何を書くべきかを整理します。

雇用契約書・労働条件通知書との関係については、関連記事「外国人雇用における雇用契約書・労働条件通知書の作り方」もご参照ください。

1. 職務内容説明書とは

職務内容説明書とは、外国人社員が日本で担当する業務内容を具体的に説明する書類です。

雇用契約書や労働条件通知書にも業務内容は記載されますが、通常は簡潔な表現にとどまることが多くあります。

たとえば、「営業」「事務」「マーケティング」「設計」「通訳」などです。

しかし、在留資格申請では、それだけでは具体的な業務内容が分かりにくい場合があります。

そのため、職務内容説明書で、業務の中身、専門性、本人の経歴との関係を補足します。

就労系在留資格では、仕事内容が在留資格に合っているかが重要です。

たとえば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、技術者、通訳、デザイナー、語学教師、マーケティング業務従事者などが該当例として示されています。

（出典：在留資格「技術・人文知識・国際業務」　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

そのため、実際の業務が専門的・技術的業務や国際業務に当たることを、職務内容説明書で分かりやすく説明する必要があります。

特に、次のような場合には職務内容説明書が重要です。

・職種名だけでは業務内容が分かりにくい
・複数の業務を担当する
・専攻と業務の関連性を説明する必要がある
・中小企業で部署や職種の区分が明確でない
・転職後の業務内容を説明する必要がある
・実務研修や現場研修を含む

外国人雇用で不許可になりやすいケースについては、関連記事「外国人雇用で不許可になりやすいケースと事前対策」もご参照ください。

職務内容説明書には、次のような項目を記載すると整理しやすくなります。

採用の必要性を詳しく説明する場合には、職務内容説明書とは別に採用理由書を作成することがあります。詳しくは「外国人社員の採用理由書を作成する際のポイント」もご参照ください。

職務内容説明書では、業務内容をできるだけ具体的に書くことが大切です。

たとえば、次のような違いがあります。

抽象的な記載	具体的な記載例
海外営業	海外顧客との商談、見積作成、輸出入調整、英文メール対応
通訳	海外取引先との会議通訳、契約交渉時の通訳、技術資料の翻訳
マーケティング	外国人顧客向け市場調査、SNS分析、販売戦略立案
システム開発	要件定義、プログラム設計、テスト、保守運用
貿易事務	輸出入書類作成、船積手配、海外サプライヤー対応

「営業」「事務」だけでは、在留資格との関係が分かりにくい場合があります。

実際に何をするのか、どの知識や能力を使うのかを説明することが重要です。

「技術・人文知識・国際業務」の対象となる仕事については、関連記事「外国人を営業・事務・IT・通訳で雇うには？技術・人文知識・国際業務を解説」もご参照ください。

複数の業務を担当する場合には、業務割合を書くと分かりやすくなります。

たとえば、次のような形です。

業務割合を書くことで、中心業務が何かを説明しやすくなります。

注意すべきなのは、在留資格に合わない業務が中心になっていないかです。

たとえば、技人国で申請する場合に、実際の中心業務が倉庫作業や梱包作業であると、説明が難しくなる可能性があります。