Ⅰ-14. 外国人社員の採用理由書を作成する際のポイント

外国人を採用する場合、在留資格申請で「なぜこの外国人を採用するのか」を説明する必要があることがあります。

特に「技術・人文知識・国際業務」などの就労系在留資格では、予定する業務内容、本人の学歴・職歴、会社の事業内容との関係が重要になります。

採用理由書は、必ずすべての申請で必要になる書類ではありません。
しかし、申請書や雇用契約書だけでは説明が足りない場合には、採用理由書を作成することで、申請内容を分かりやすく整理できます。

この記事では、外国人社員の採用理由書を作成する際のポイントを解説します。

1. 採用理由書とは

採用理由書とは、会社が外国人社員を採用する理由、予定している業務内容、本人の能力・経歴との関係などを説明する書類です。

雇用契約書は、賃金や雇用期間などの労働条件を示す書類です。
職務内容説明書は、担当業務の中身を具体的に説明する書類です。

これに対して、採用理由書では、次のような点を説明します。

採用理由書は、次のようなケースで特に有用です。

在留資格申請では、予定業務が在留資格に該当し、必要な基準を満たしていることが重要です。変更・更新では、在留状況や在留の必要性なども総合的に考慮されます。(「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン」出入国在留管理庁ホームページより）

採用理由書には、次のような項目を入れると整理しやすくなります。

採用理由書は、単なる「お願い文」ではなく、事実関係を整理して説明する書類です。

採用理由書では、「優秀だから採用したい」というだけでは説明として弱い場合があります。

会社の事業内容と採用予定者の業務がどのようにつながるかを具体的に書くことが重要です。

たとえば、海外営業で採用する場合には、次のような事情を説明できます。

このように、会社の事業と本人の職務が自然につながるように説明します。

就労系在留資格では、本人の学歴・職歴と業務内容の関連性が重要になります。

採用理由書では、次のように整理すると分かりやすくなります。

「大学を卒業している」だけではなく、「何を学び、それをどの業務で活かすのか」を示すことが大切です。

採用理由書と職務内容説明書は、内容が重なることがあります。

ただし、役割を分けると整理しやすくなります。

採用理由書では「必要性」を、職務内容説明書では「具体的な業務内容」を中心に書くと分かりやすくなります。