Ⅰ-14. 外国人社員の採用理由書を作成する際のポイント

外国人を採用する場合、在留資格申請で「なぜこの外国人を採用するのか」を説明する必要があることがあります。

特に「技術・人文知識・国際業務」などの就労系在留資格では、予定する業務内容、本人の学歴・職歴、会社の事業内容との関係が重要になります。

採用理由書は、必ずすべての申請で必要になる書類ではありません。

しかし、申請書や雇用契約書だけでは説明が足りない場合には、採用理由書を作成することで、申請内容を分かりやすく整理できます。

この記事では、外国人社員の採用理由書を作成する際のポイントを解説します。

職務内容を具体的に説明する方法については、関連記事「外国人社員の職務内容説明書には何を書くべきか」もご参照ください。

1. 採用理由書とは

採用理由書とは、会社が外国人社員を採用する理由、予定している業務内容、本人の能力・経歴との関係などを説明する書類です。

雇用契約書は、賃金や雇用期間などの労働条件を示す書類です。

職務内容説明書は、担当業務の中身を具体的に説明する書類です。

これに対して、採用理由書では、次のような点を説明します。

・会社がどのような事業を行っているか
・どのような業務を担当してもらう予定か
・なぜその業務に外国人本人が適しているのか
・本人の学歴・職歴・語学力がどう活かされるのか
・会社にとって採用の必要性があるのか

雇用契約書・労働条件通知書との関係については、「外国人雇用における雇用契約書・労働条件通知書の作り方」もご参照ください。

採用理由書は、次のようなケースで特に有用です。

在留資格申請では、予定業務が在留資格に該当し、必要な基準を満たしていることが重要です。変更・更新では、在留状況や在留の必要性なども総合的に考慮されます。

採用理由書には、次のような項目を入れると整理しやすくなります。

採用理由書は、単なる「お願い文」ではなく、事実関係を整理して説明する書類です。

海外在住の外国人を採用し、在留資格認定証明書交付申請を行う場合の全体的な流れについては、「海外在住の外国人を日本に呼び寄せて雇用する流れ」もご参照ください。

採用理由書では、「優秀だから採用したい」というだけでは説明として弱い場合があります。

会社の事業内容と採用予定者の業務がどのようにつながるかを具体的に書くことが重要です。

たとえば、海外営業で採用する場合には、次のような事情を説明できます。

・海外顧客との取引がある
・外国語での商談・メール対応が必要
・輸出入業務や貿易書類の処理がある
・海外市場調査や販路開拓が必要
・外国人顧客対応を強化したい

このように、会社の事業と本人の職務が自然につながるように説明します。

「技術・人文知識・国際業務」の対象となる活動や必要書類については、出入国在留管理庁の案内も確認してください。

（出典：在留資格「技術・人文知識・国際業務」　出入国在留管理庁ウェブサイトより）

就労系在留資格では、本人の学歴・職歴と業務内容の関連性が重要になります。

採用理由書では、次のように整理すると分かりやすくなります。

「大学を卒業している」だけではなく、「何を学び、それをどの業務で活かすのか」を示すことが大切です。

出入国在留管理庁は、「技術・人文知識・国際業務」について、学歴・専攻と従事する業務との関連性や具体的な許可・不許可事例を公表しています。

採用理由書と職務内容説明書は、内容が重なることがあります。

ただし、役割を分けると整理しやすくなります。

採用理由書では「必要性」を、職務内容説明書では「具体的な業務内容」を中心に書くと分かりやすくなります。