Ⅰ-19. 外国人社員の在留期限管理を会社で行う方法

外国人社員を継続して雇用する会社にとって、在留期限の管理は非常に重要です。

外国人社員本人が在留期間更新許可申請を行う場合でも、会社が期限を把握していなければ、更新準備が遅れたり、必要な会社資料を用意できなかったりすることがあります。

在留期限を過ぎてしまうと、本人にとって大きな問題になるだけでなく、会社にとっても雇用継続上のリスクになります。

この記事では、外国人社員の在留期限を会社で管理する方法を整理します。

1. 在留期限管理が必要な理由

外国人社員は、在留カードに記載された在留期限まで日本に在留することができます。

引き続き同じ在留資格で勤務する場合には、在留期間満了前に在留期間更新許可申請を行う必要があります。出入国在留管理庁は、在留期間更新許可申請について、現在の在留資格を変更せず、在留期間を超えて引き続き在留を希望する場合の申請と説明しています。

会社が期限を把握していないと、次のような問題が生じる可能性があります。

在留期間更新許可申請は、在留期間満了日以前に行う必要があります。6か月以上の在留期間を有する場合は、在留期間満了のおおむね3か月前から申請できます。(参考：出入国在留管理局ホームページ）

会社としては、申請可能時期に入ってから慌てるのではなく、少なくとも次のようなスケジュールで管理すると実務上安心です。

会社で在留期限を管理する場合、外国人社員ごとの管理台帳を作成しておくと便利です。

在留カードのコピーを保管する場合は、個人情報として適切に管理する必要があります。

在留期限を管理するために、会社が在留カードの写しを保管することがあります。

ただし、在留カードには個人情報が含まれています。
保管する場合には、利用目的を明確にし、閲覧できる担当者を限定し、退職後の保管期間や廃棄ルールも決めておくことが望ましいです。

会社としては、次のようなルールを整えるとよいでしょう。

在留期間満了前に在留期間更新許可申請または在留資格変更許可申請を行い、期限までに結果が出ない場合、一定の特例期間が認められることがあります。

出入国在留管理庁は、在留期間更新許可申請等を行った場合、処分がされる時または在留期間満了日から2か月が経過する日のいずれか早い時まで、従前の在留資格で在留し、従前の活動を行うことができると説明しています。(参考：「特例期間とは」出入国在留管理局ホームページ）

特例期間中は、在留カード裏面に申請中であることが記載される場合があります。ただし、オンライン申請の場合は裏面記載がないこともあるため、申請受付情報などで確認する必要があります。

在留期限だけを管理しても十分ではありません。

特に就労系在留資格では、現在の職務内容が在留資格に合っているかも確認する必要があります。

たとえば、次のような事情がある場合には、更新前に整理が必要です。

更新申請では、単に在留期限を延ばすだけでなく、現在の活動の継続性が確認されます。

在留期限管理では、次のようなミスが起こりやすいです。

外国人社員の在留期限管理は、会社が外国人雇用を継続するうえで重要な社内管理項目です。

在留期限を台帳で管理し、期限の数か月前から本人に案内し、会社資料の準備を進めることで、更新手続きの遅れを防ぎやすくなります。

また、在留期限だけでなく、現在の職務内容、勤務先、報酬、雇用条件が在留資格と整合しているかも確認することが大切です。