Ⅰ-17. 外国人社員の退職時に会社が確認すべき入管・労務手続き

外国人社員が退職する場合、会社は通常の労務手続きに加えて、外国人雇用に関する届出や在留資格上の注意点を確認する必要があります。

退職そのものは労働契約の終了ですが、外国人本人にとっては、在留資格の基礎となる活動がなくなる場合があります。特に就労系在留資格で在留している方は、退職後の再就職、転職届出、在留期限、在留資格変更の必要性などを確認しなければなりません。

この記事では、外国人社員の退職時に会社が確認すべき入管・労務手続きを整理します。

1. 外国人社員の退職時も通常の労務手続きが必要

外国人社員にも、日本人社員と同じく、労働関係法令や社会保険関係法令が適用されます。厚生労働省の外国人雇用管理指針でも、外国人労働者についても労働関係法令・社会保険関係法令を遵守することが求められています。

退職時には、通常、次のような労務手続きを確認します。

外国人社員の場合、これに加えて、在留資格や外国人雇用状況届出も確認します。

外国人社員が離職した場合、会社は外国人雇用状況届出を行う必要があります。

届出方法は、雇用保険の被保険者かどうかで異なります。

区分	届出方法	期限
雇用保険被保険者	雇用保険被保険者資格喪失届で届出を兼ねる	離職日の翌日から10日以内
雇用保険被保険者でない	外国人雇用状況届出書（様式第3号）	離職の場合も翌月末日まで

厚生労働省の案内でも、雇用保険被保険者の場合は資格取得届・喪失届により外国人雇用状況届出を行ったこととなり、被保険者でない場合は様式第3号を提出し、雇入れ・離職とも翌月末日までとされています。

就労系在留資格で在留している外国人本人には、退職時に「所属機関に関する届出」が必要になる場合があります。

たとえば、技術・人文知識・国際業務などで会社に所属していた方が退職した場合、本人は会社を辞めた日から14日以内に、出入国在留管理庁へ届出を行う必要があります。出入国在留管理庁のQ&Aでも、「会社を辞めた」「新しい会社に入社した」等の届出事由の発生日から14日以内に提出するよう案内されています。

これは本人の手続きですが、会社としても退職時に案内しておくと、本人の手続き漏れを防ぎやすくなります。

就労系在留資格は、日本で一定の就労活動を行うことを前提としています。

退職後、すぐに次の勤務先が決まっていない場合、本人は再就職活動を行う、在留資格変更を検討する、帰国準備をするなど、状況に応じた対応が必要になります。

入管法上、別表第一の在留資格で在留する方が、正当な理由なくその在留資格に係る活動を継続して3か月以上行っていない場合、在留資格取消しの対象となり得ます。出入国在留管理庁も、在留資格取消しの事由として、当該在留資格に係る活動を継続して3か月以上行っていない場合を示しています。

退職したから直ちに在留資格が失われるわけではありませんが、退職後の在留状況を放置することは避けるべきです。

外国人本人が転職後に在留期間更新許可申請を行う場合や、就労資格証明書を取得する場合、前職の退職日や職務内容を説明する資料が必要になることがあります。

会社が発行する書類としては、次のようなものがあります。

退職時にこれらの書類を適切に交付しておくと、外国人本人の次の在留手続きが進めやすくなります。

特定技能や技能実習では、通常の就労系在留資格よりも、受入機関側に特別な届出や管理義務が課されることがあります。

たとえば、特定技能外国人が退職する場合には、受入困難に係る届出や雇用契約終了に関する届出などが問題になることがあります。

この記事では一般的な外国人雇用を中心に整理していますが、特定技能・技能実習については、個別制度に基づく届出と支援体制の確認が必要です。

外国人社員が退職する場合、会社側では次の項目を確認すると整理しやすくなります。